Hướng dẫn quy trình và cách tổ chức họp lớp, cụ thể chi tiết nhất

        Ra trường rồi ai cũng muốn quay trở về thăm lại chốn xưa, nơi sân trường đầy rắp tiếng cười và râm ran tiếng ve kêu khi hè về. Nhưng phải có một thời gian hoản hảo thì mới có thể cùng nhau ôn lại những kỉ niệm của ngày tháng học trò. Bởi nay ai cũng bận rộn, phải lo toan những bộn bề trong cuộc sống, không có nhiều thời gian rãnh để có thể cùng tham gia với tập thể, chính vì vậy cần phải chuẩn bị và lên kế hoạch rõ ràng để xác định được thời gian cũng như để buổi họp lớp được diễn ra suôn sẻ hơn.

   Mời các bạn tham khảo mẫu áo phông họp lớp kỷ niệm 20 năm ngày ra trường tại đây:

       Thông thường, tùy thuộc vào từng lớp sẽ có cách tổ chức họp lớp khác nhau sao cho phù hợp. Sau đây là mẫu quy trình tổ chức sự kiện họp lớp cơ bản dành cho bạn tham khảo: 

       I. Quy Trình Tổ Chức Họp Lớp gồm các bước sau đây:

        - Bầu Ban Tổ Chức Họp Lớp

        - Lên Ý Tưởng, Chủ Đề Cho Sự Kiện Họp Lớp

        - Lên Danh Sách Thành Viên Tham Gia Họp Lớp

        - Chọn Thời Gian, Địa Điểm Tổ Chức Họp Lớp

        - Xây Dựng Nội Dung Tổ Chức Chương Trình Họp Lớp, gồm:

             + Chuẩn Bị Tổ Chức Chương Trình Họp Lớp

         + Diễn Biến Tổ Chức Họp Lớp

         + Kết Thúc Chương Trình Họp Lớp

        1. Bầu Ban Tổ Chức Họp Lớp

        Đây là công việc đầu tiên phải làm của tất cả các thành viên khi muốn tổ chức sự kiện họp lớp. Họ là những người được số đông bầu ra để lên kế hoạch, chịu trách nhiệm lên nội dung, thực hiện hậu cần, kiểm soát ngân quỹ,.. Đây là những người liên hệ trực tiếp với đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, là người kết nối giữa các thành viên với nhau, và là những người cung cấp thông tin chính thống về sự kiện.

        2. Lên Ý Tưởng, Chủ Đề Cho Sự Kiện Họp Lớp

        Để sáng tạo ra ý tưởng, chủ đề chính sử dụng trong sự kiện, bạn có thể chọn những chủ đề gắn liền với thời điểm bạn sinh sống, kỉ niệm đã từng trải qua cùng nhau, hoặc gợi nhớ đến người giáo viên mà bạn yêu quý. Chương trình tổ chức họp lớp lựa chọn phổ biến nhất hiện nay sẽ là cả lớp sẽ tập trung đến thăm giáo viên cũ và mời giáo viên tham gia cùng chương trình team building và tổ chức Gala dinner để mọi người có cơ hội gắn kết lại với nhau

        3. Lên Danh Sách Thành Viên Tham Gia Họp Lớp

        Việc lên danh sách số thành viên sẽ tham gia giúp người tổ chức sự kiện họp lớp nắm rõ số lượng và cách thức liên hệ với họ. Đồng thời ban tổ chức cũng có thể tìm hiểu lý do những thành viên không thể tham gia để hạn chế việc sử dụng dịch vụ và kiểm soát tốt ngân sách. Đặc biệt khi lên danh sách người tham gia bạn cũng nên nhớ tính số giáo viên cần mời. Đây là thành phần khách mời không thể thiếu trong buổi gặp mặt họp lớp này.

        4. Chọn Thời Gian, Địa Điểm Tổ Chức Họp Lớp

         Bước tiếp theo và cũng rất quan trọng chính là chọn thời gian và nơi tổ chức họp lớp. Đây là việc làm không thể thiếu và là cách tổ chức họp lớp thông minh để có số lượng thành viên đông đủ nhất. Về thời gian, bạn nên chọn vào khoảng thời gian mọi người được nghỉ dài từ 3 – 4 ngày. Hoặc bạn nên chọn tổ chức họp lớp vào các dịp kỷ niệm thành lập trường, thành lập khoa, hoặc các ngày có ý nghĩa đặc biệt khác. Thường thì mỗi lớp sẽ thống nhất một ngày cố định để các thành viên dễ dàng sắp xếp khi gần tới hẹn.

        Đối với địa điểm tổ chức, bạn có thể thống nhất kịch bản tập trung tại cổng trường sau đó các thành viên sẽ di chuyển đến nhà hàng, trung tâm tổ chức sự kiện đã đặt trước, nhà giáo viên… Việc này sẽ tránh lạc đường hoặc công sức chỉ dẫn lộ trình và hơn hết, các thành viên tập trung lại và cùng đi sẽ gia tăng tình cảm hơn. 

        5. Xây Dựng Nội Dung Tổ Chức Chương Trình Họp Lớp

        Đây là một trong những bước quan trọng trong quy trình tổ chức họp lớp ý nghĩa, thành công. Xu hướng tổ chức hợp lớp hiện nay của mọi người thường là chương trình đơn giản, có hội để mọi người gắn kết, hàn huyên tâm sự với nhau sau một thời gian đã rời khỏi ghế nhà trường. Sau đây sẽ là các bước để xây dựng nội dung tổ chức chương trình họp lớp trọn vẹn.

        5.1. Chuẩn Bị Tổ Chức Chương Trình Họp Lớp

       Để có chương trình họp lớp thành công ấn tượng, bạn sẽ cần chuẩn bị, sắp xếp các hạng mục sau:

• Chuẩn bị đầy đủ cho chương trình team building như áo đồng phục họp lớp, quà lưu niệm...
• Tham khảo thêm về Mẫu áo phông đồng phục họp lớp kỷ niệm ngày ra trường
• Trang trí sân khấu tổ chức: banner, băng rôn, khẩu hiệu…
• Kiểm tra dụng cụ, thiết bị: âm thanh, ánh sáng
• Kiểm tra không gian ăn uống: các loại đồ ăn nhẹ như bánh kẹo, nước ngọt, trà, cà phê…
• Kiểm tra lại đạo cụ cần thiết nếu chơi trò chơi sự kiện

        5.2. Diễn Biến Tổ Chức Họp Lớp

• Đến trường học thăm thầy cô, ôn lại kỉ niệm xưa
• Các thành viên và giáo viên chủ nhiệm gặp mặt, di chuyển đến địa điểm tổ chức họp lớp
• MC hoặc thành viên lớp phát biểu lý do, gửi lời cảm ơn tới thầy cô và tất cả thành viên tham gia họp lớp
• Xem lại video hoặc hình ảnh gợi nhớ kỉ niệm của các thành viên
• Cả lớp dùng tiệc, trò chuyện và hát hò
• Tham gia các trò chơi vui nhộn (nếu có)

        5.3. Kết Thúc Chương Trình Họp Lớp

• Tặng quà lưu niệm cho giáo viên chủ nhiệm và các thành viên trong lớp
• Hát những bài hát về mái trường, thầy cô, bạn bè cùng nhau
• Ban tổ chức quyết toán và thực hiện thu ngân sách
• Chào tạm biệt